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Formularios de registro policial: ¿una pesadilla administrativa o una oportunidad comercial?

— 5 min de lectura —

3 ventajas de la digitalización para su hotel

El formulario de registro en los hoteles o registro individual de policía es un documento que comprueba la identidad de una persona que se ha hospedado en un alojamiento turístico (Hotel, residencia, B&B, camping etc) o en un alojamiento amueblado vacacional.

 

¿ES OBLIGATORIO? 

En España es obligatorio que se rellene para todos sin excepción, sean ciudadanos españoles o extranjeros. En algunos países es opcional por ejemplo en Francia solo los huéspedes extranjeros deberán registrar la ficha de policía al momento de llegada.

El proveedor de alojamiento debe conservar estos archivos y enviarlos a la policía o la gendarmería si así es solicitado.

Los datos incluídos en los formularios son:

  • Nombre y dirección del establecimiento
  • Nombres y apellidos de la persona
  • Fecha y lugar de nacimiento
  • Lugar de residencia
  • Nacionalidad
  • Numéro movil
  • Fecha de llegada al establecimiento
  • Fecha de salida prevista del establecimiento
  • Fecha y firma

Los niños menores de 15 años debe estar incluídos en la lista en la compañía de un adulto.
El formulario debe ser traducido al inglés.

 

¿PARA QUÉ SIRVE?

Desde 1990, en la mayoría de los países europeos es obligatorio de acuerdo al artículo 45 del Convenio de aplicación Schengen, como medida compensatoria para la supresión de los controles policiales de seguridad fronterizos. Se utiliza con el fin de prevenir perturbaciones del orden público y para investigaciones penales en interés de particulares.

 

UNA TAREA TEDIOSA…. TAMBIÉN PARA LOS HUÉSPEDES

Este paso es una parte obligada del viaje y por lo tanto afecta su experiencia. Se realiza probablemente en el peor momento: en la llegada al hotel después de un agotador vuelo o trayecto en el cual el huésped debe esperar en la recepción para finalmente poder acceder a su habitación.

Además, no hay ningún valor añadido para el huésped el cual se siente como si estuviera repitiendo la información que proporcionó en el momento de la reserva.

 

¿CÓMO PODRÍAMOS HACER MÁS FÁCIL ESTA ETAPA?

En primer lugar, realizándola en formato digital. Esto permitiría que ciertos campos se rellenen automáticamente con los datos ya proporcionados por el huésped.

 

Para el hotel:

Idealmente, la recepción debe tener la lista de llegadas del día en su tablero de control con los formularios de registro policial ya firmados y los formularios aún no firmados (dependiendo de las llegadas). La recepción puede entonces procesar las llegadas a medida que se producen y saber qué huéspedes aún no han llegado al establecimiento.

Esta gestión digital de los formularios de registro de la policía permite que se almacenen fácilmente y que haya menos papel para imprimir y archivar. En el caso que un formulario sea solicitado por las autoridades, la búsqueda e impresión sólo requiere unos pocos clics y es extremadamente sencilla de encontrar. En algunos países, no es necesario imprimirlos, sino enviarlos digitalmente en una exportación a las autoridades.

 

 

 

Para los huéspedes:

El cliente ya ha proporcionado algunas informaciones en el momento de la reserva. En el caso que no haya reservado directamente, el hotel no tiene necesariamente acceso a esta información. Sin embargo se puede enviar un correo electrónico al futuro huésped donde le será posible completar la información que el hotel necesita así como también sería la primera comunicación entre el huésped-hotel. Al mismo tiempo, esta es una oportunidad para que los huéspedes reserven servicios adicionales (upsell).

Este enfoque da al huésped la oportunidad de comunicar sus datos de contacto en un momento adecuado para él y no a una hora fija; por ejemplo cuando llega al hotel y ya hay 4 personas delante de él que también están esperando para acceder a su habitación.

Estos datos se resumen en una tablet en la recepción. El huésped sólo tiene que revisarlos rápidamente comprobando que sean correctos y luego firmar electrónicamente.

 

NO SÓLO UNA FORMALIDAD ADMINISTRATIVA

Más allá del procedimiento administrativo, el check-in es una oportunidad para que el hotel obtenga información adicional sobre sus huéspedes. Especialmente si los datos de gestión están pre-cumplimentados el cliente sólo tiene que rellenar unas pocas casillas.

Sin embargo, es importante tener cuidado de no pedir demasiada información, sólo la información estrictamente necesaria para interactuar con el huésped de la manera más significativa posible.

 

Algunos ejemplos:

¿Cuál es el motivo de su estancia?

Puede ir más allá de “Negocios” u “Ocio” preguntando el motivo de la estancia con una lista desplegable de opciones (feria, boda, vacaciones,…). Esto también puede indicar si el huésped regresará a la región y, por lo tanto, si existe la posibilidad de ponerse en contacto con él más adelante para sugerir que la próxima vez reserven directamente.

¿Cómo se enteró de nuestro hotel?

Esta información no siempre es conocida por el hotel, es una buena oportunidad para solicitarla. ¿Fue de boca en boca? ¿Una visita a la página web? ¿Una foto en las redes sociales ? ¿Un artículo en un blog de viajes?

¿Quiere formar parte de nuestro programa de fidelización?

Para cadenas hoteleras o grupos, el huésped interesado ya está planeando regresar.

¿Está de acuerdo en que nos pongamos en contacto con usted después de su estancia?

El GDPR requiere el consentimiento explícito “Opt in” de sus invitados antes de poder enviarles comunicaciones de marketing. Recuerde explicar la naturaleza de sus futuros envíos (códigos de promoción, ideas de viajes, etc.) para animarlos a aceptar.

Por supuesto, si las respuestas a estas preguntas ya se conocen, es esencial evitar preguntar de nuevo al cliente, como es el caso de los clientes habituales o los clientes que han dado esta información con antelación.

 

La digitalización del formulario de registro de la policía es una forma de ser más eficiente en la gestión de las llegadas, no sólo rellenando previamente la información que ya está disponible en su PMS, sino también clasificando los archivos a medida que se van completando. Esto permite recopilar información útil y verificada de los huéspedes, que luego se integra automáticamente en la base de datos de huéspedes.

En resumen, la digitalización de la gestión de los formularios de registro policial tiene tres ventajas principales:
  • Ahorro de tiempo para los equipos del hotel
  • Ahorro de tiempo para los huéspedes y por lo tanto, mayor satisfacción
  • Recolección de datos para enriquecer la base de datos de clientes

 

Escrito por Carlos y Marylou